1 – Comece dizendo, em poucas palavras, o objetivo daquela reunião
Logo após dizer bom dia, boa tarde, vá direto ao ponto e diga as pessoas o que exatamente você e elas estão fazendo ali e qual é o objetivo da reunião.
Desta maneira, não haverá dúvidas e as pessoas já tem uma previsibilidade sobre o que vai acontecer naquela sala.
Exemplo: Chamei você aqui hoje para discutir as metas do departamento de vendas para o segundo semestre deste ano.
2 – Defina quanto tempo você vai precisar da atenção de todos
Explique quanto tempo você precisa da dedicação ou atenção das pessoas para aquela conversa. Quando as pessoas sabem quanto tempo determinada reunião ou fala de uma pessoa vai durar, elas ficam mais disponíveis para ouvir e participar.
Exemplo: Eu preciso de toda a atenção de vocês na próxima 1 hora para desenhar a nossa estratégia.
3 – Explique as regras do “jogo”
Explique como você quer que essa reunião seja conduzida e como as pessoas podem participar.
Exemplo: Eu vou fazer uma breve apresentação dos nossos resultados durante 10 minutos e as dúvidas que tiverem, por favor, anotem que eu responderem a todas elas ao final. Depois, quero ouvir brevemente a opinião de cada para tomar a decisão apropriada.
4 – Defina o que você espera ao final daquela reunião
Deixe claro o que exatamente você espera ao final dessa conversa.
Exemplo: Ao final dessa reunião, após ouvir cada um aqui quero saiamos daqui com pelo menos duas metas bem definidas e como vamos colocar em prática isso.